Samenstellen projectteam

(opmerking: Oesterdam VB: samenstellen projectteam voor realisatie).

In de periode tussen 14 april 2011 en 1 november 2011 was er bij Rijkswaterstaat sprake van een interimteam. Projectleiders en adviseurs van het project Bloedkoralen van de Oosterschelde zochten intern naar geschikte kandidaten om een projectteam te vormen. De randvoorwaarden voor het team waren min of meer al vastgelegd in de overeenkomst. Met name Erik van Zanten, Leo Adriaanse, Bert Kortsmit en Hans van de Zwan hebben in de tussenliggende periode Rijkswaterstaat vertegenwoordigd in discussies met de omgeving en partners. De impasse is doorbroken toen Ben de Winder, die van de meetdienst kwam, aangesteld werd als projectmanager. Financieel was alles rond.

Na 1 november 2011 is het team gestart met het opstellen van een strakke planning, omdat gesteld werd dat de uitvoering gereed moest zijn voor het eind van 2013. Er moest gestuurd worden op het kritieke pad. Er liepen daarom meerdere processen parallel. Omdat het team de nodige werkzaamheden niet alleen kon doen, zijn collega’s bij het proces betrokken en is een consultant ingehuurd voor het produceren van documenten voor de uitvoering en vergunningen. Hiervoor is een ingenieursopdracht geformuleerd. Na inschrijven heeft Witteveen + Bos de opdracht gekregen. De aanbestedingsprocedure en gunning is door Rijkswaterstaat begeleid.

Het projectteam

Het team was samengesteld volgens de IPM-rollen. Het eerste optreden van het nieuwe team was op 18 november 2011, omdat toen de eerste klankbordgroepbijeenkomst gepland stond. De omgevingsmanager had deze bijeenkomst voorbereid.

Samenstelling van projectteam
Taak	Naam medewerker	Gegevens
Projectmanager	Ben de Winder(RWS K&D)	Ben.de.winder@rws.nl
Technisch Manager	Kees van Westenbrugge (RWS K&D)	kees.van.westenbrugge@rws.nl
Omgevingsmanager (m.u.v. vergunningen)	Bjorn van den Boom (Natuurmonumenten Zeeland/ZH)	B.vandenBoom@natuurmonumenten.nl
Contractmanager	Christian Moeliker(PBZ/RWS K&D)	Christian.Moeliker@rws.nl
Manager projectbeheersing	Ad van Ginneken (RWS K&D)	Ad.van.ginneken@rws.nl

De IPM rollen

IPM (Integraal Project Management) onderscheidt vijf processen. De IPM-organisatie kent aan elk proces een specifieke rol toe. Zo ontstaat het 5-rollenmodel. Verschillende rollen kunnen vervuld worden door een of meer personen. Iedere rol heeft wel een eigen ondersteunend team. De processen en bijbehorende rollen zijn:

Projectmanagement: gericht op het borgen van kwaliteit, geld en tijd. Projectmanager: verantwoordelijk voor het boeken van een goed projectresultaat.
Risicobeheersing: gericht op het beheersen van de risico’s die zich in het project (kunnen) voordoen. Manager projectbeheersing: verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van (mogelijke) risico’s.
Omgevingsmanagement: om de relatie met de omgeving en stakeholders in balans te houden gedurende het project. Omgevingsmanager: verantwoordelijk voor het contact met de omgeving.
Technisch management: om de risico’s vanuit de organisatie, de projectorganisatie en de opdrachtgever te beheersen. Technisch manager: verantwoordelijk voor de technische en inhoudelijke inbreng in het project.
Contractmanagement: om de risico’s die ontstaan tussen opdrachtgever en de markt te beheersen. Contractmanager: verantwoordelijk voor de contracten van de verschillende marktpartijen.

De planning

Omdat na de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst tijd verloren is gegaan, werd door het team een strakke planning opgesteld. De uiterste einddatum werd bepaald door de beschikking van de klimaatbuffersubsidie: eind 2013 moet alles gerealiseerd zijn.

De langetermijnplanning is regelmatig bijgesteld. Een risicosessie is uitgevoerd om in kaart te brengen waardoor de planning zou kunnen uitlopen. Het vergunningentraject, en met name een MER-procedure, zou een belangrijk risico voor vertraging kunnen worden.

Omdat het inhuren van ingenieursdiensten een aanbestedingsprocedure kent, wordt gekozen voor het parallel schakelen van een aantal processen:

Het afstemmen van het proces met de omgeving;
Het ontwerpen van de veiligheidsbuffer met deskundigen van Ecoshape;
Het opstellen van documenten ter voorbereiding van de uitvoering.

planning van 3 parallelle processen

Ontwerpsessies zelf organiseren

Het team stelt een motivatie op om de ontwerpsessies in eigen beheer te doen.

Voor de voorbereiding van de uitvoering (die via een aanbestedingsprocedure op de markt zal worden gebracht) moeten in korte tijd de volgende activiteiten worden uitgevoerd:

opstellen van eisen voor het ontwerp, bijdrage leveren aan een aantal workshops om te komen tot een aantal ontwerpvarianten;
realiseren van een aantal ontwerpvarianten, inclusief inbreng van innovaties door derden. Co-creatie van erosieremmende bouwstenen met mogelijkheden voor de invang van oesterbroed.

Deze activiteiten zullen worden gerealiseerd doordat de opdracht zal worden gegund aan de Stichting Building with Nature onder de vlag van Ecoshape. De redenen om deze route te verkiezen boven een ingenieursbureau uit het Raamcontract Ingenieursdiensten zijn als volgt:

Tijdwinst: het gaat sneller dit rechtstreeks op de markt te brengen dan via de Raamovereenkomst Ingenieursdienst, temeer omdat de uitvraag richting ingenieursdienst veel omvangrijker is en dus veel meer tijd vergt om een goede uitvraag te realiseren
Door de mensen van Imares (deelnemer in de stichting) in te zetten wordt vertrouwen gewekt bij de Oestersector. In overleg met de Oestersector worden maatregelen voorgesteld ter bevordering van het invangen van Oesterbroed en tegelijkertijd om erosieprocessen af te remmen. Draagvlakcreatie bij omgevingspartijen.
Deltares en Imares (beide deelnemer in de Stichting) hebben unieke kennis die nergens anders beschikbaar is. Zij zijn de natuurlijke partners van RWS.

Ingenieursdiensten inhuren

Om ingenieursdiensten in te kopen, dient een aanbestedingsprocedure gevolgd te worden. Belangrijk document hierbij is de vraagspecificatie, die aan een aantal (door RWS geselecteerde)ingenieursbureaus wordt toegezonden. Vragen van de gegadigden worden beantwoord door een nota van inlichtingen, die aan alle partijen wordt toegezonden. Nadat de inschrijving gesloten is, wordt het werk gegund aan de partij die als laagste inschrijft, tenzij anders is vermeld.

In de vraagspecificatie voor Ingenieursdiensten worden de gewenste producten benoemd en toegelicht. De gewenste documenten hebben betrekking op:

Projectmanagement: plan van aanpak, work breakdown structure, werkpakketten en werkpakketbeschrijvingen;
Projectbeheersing: risicodossier, planning
Ontwerp, effecten en techniek: klanteisenspecificatie, systeemspecificatie, beschrijving bestaande situatie, ontwerpen, bijdrage aan integraal veiligheidsplan, advies over verificatiestrategie, kostenramingen en kostennota’s, deelrapporten effectstudies; ;
Bestuurlijk-juridisch: (ontwerp-)projectbesluit
Conditionering: vergunningenbeheerplan, plan kabels en leidingen derden, overige rapporten 22;
Publieksparticipatie en communicatie
Markt: vraagspecificatie realisatie.

Producten van Witteveen + Bos

Het werk is gegund aan Witteveen en Bos. Dit bureau is bekend met de regio vanwege werkzaamheden voor het project Zandhonger. In de periode van mei 2012 tot december 2012 zijn een groot aantal rapportages en kaarten tot stand gekomen, die het projectteam gebruikt heeft ter voorbereiding van de aanbesteding van de uitvoering, en het verkrijgen van de nodige vergunningen.

Het betreft:

Geleerde lessen

Op basis van interviews:

De samenwerking met Natuurmonumenten leek aanvankelijk een risico. Maar uiteindelijk is het project het bewijs dat RWS het vaker zou moeten doen. NM staat veel dichter bij de mensen.

Belangrijk was dat Kees van Liere vertrouwen kreeg in de club. In Tholen 2 is het ontwerp gepresenteerd als het voorkeursalternatief. Bezwaar was niet tegen het suppleren, maar tegen het winnen van zand nabij de oesterpercelen.

Referenties

Vraagspecificatie Planuitwerking en voorbereiding Realisatie: zaaknummer 31068946, Rijkswaterstaat Zeeland, 11 april 2012.
Beschrijving bestaande situatie aanbiedingsvoorbereiding Oesterdam, Witteveen + Bos, 20 juni 2012.
Klant Eis Specificaties (KES) veiligheidsbuffer Oesterdam, Witteveen + Bos, 8 juni 2012.
Kostenrapport monitoringsplan veiligheidsbuffer Oesterdam, Witteveen + Bos, 28 september 2012.
Monitoringplan Veiligheidsbuffer Oesterdam (RW1809-367 038), Witteveen + Bos, In opdracht van Rijkswaterstaat / Zee en Delta, 25 september 2012.
Morfologische ontwikkeling Oesterdam, Witteveen + Bos, 31 juli 2012.
Ontwerplogboek aanbestedingsvoorbereiding veiligheidsbuffer Oesterdam (RW1809-367 024), Witteveen + Bos, In opdracht van Rijkswaterstaat Kust en Zee., 31 juli 2012.
Overzicht van documenten (RW1809-367), Witteveen + Bos, In opdracht van Rijkswaterstaat / Zee en Delta, 23 augustus 2012.
Passende Beoordeling realisatie veiligheidsbuffer Oesterdam (RW1809-367 036), Witteveen + Bos, In opdracht van Rijkswaterstaat Zee en Delta, 13 september 2012.
Planning planuitwerkin Veiligheidsbuffer Oesterdam, Witteveen + Bos, 8 juni 2012.
Uitgangspunten Veiligheidsbuffer Oesterdam, Witteveen + Bos, 22 juni 2012.
Algemene uitgangspunten bij de concept project planning, Witteveen + Bos in opdracht van Rijkswaterstaat Dienst Zeeland, 8 juni 2012.
Planuitwerking en voorbereiding realisatie Veiligheidsbuffer Oesterdam, plan van aanpak, Witteveen + Bos, in opdracht van Rijkswaterstaat Dienst Zeeland, Witteveen + Bos, 15 mei 2012.